Trang chủ Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng: Dễ mà...

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng: Dễ mà khó

765
0
Chia sẻ

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng là điều tưởng chừng rất đơn giảm nhưng nếu bạn không khéo léo thì sẽ trở nên rất khó khăn và gây cản trở cho công việc.

Bởi vậy để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng đang nói chuyện qua điện thoại bạn cần hết sức chú ý những điều sau:

Giọng nói trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Hãy luôn dùng giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm để nói chuyện với khách hàng, không ai lại dập máy ngay khi nghe thấy một giọng nói hay như thế cả. Ngoài ra hãy lưu ý cần trình bày vấn đề của mình một cách ngắn gọn và rõ ràng, nếu cần bạn hãy lên kế hoạch trước về những gì mình định nói nhé. Điều đó sẽ cho thấy bạn có một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại rất chuyên nghiệp. Ngoài ra, hãy nhớ luôn dùng kính ngữ với khách hàng, điều này giúp họ cảm thấy mình được tôn trọng.

Thái độ trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Hãy luôn nở nụ cười thân thiện khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại. Bạn đừng nghĩ họ không nhìn thấy mình thì mình cau có cũng chẳng sao, điều đó hoàn toàn sai lầm. Khi bạn cười người nghe điện thoại sẽ cảm nhận được điều đó. Và bạn cần duy trì một thái độ tích cực bằng sự niềm nở, hòa nhã và tự tin trong suốt cuộc nói chuyện dù cho bạn đang cảm thấy vô cùng khó chịu hay bực tức với ai đó.

Lắng nghe trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Khách hàng là thượng đế mà thượng đế thì cần được lắng nghe phải không nhỉ? Các bạn cần hết sức lưu ý điều này khi giao tiếp qua điện thoại. Hãy cảm nhận thái độ của khách hàng xem họ có đang muốn nghe mình nói hay không, họ muốn nói điều gì? Hãy lắng nghe tất cả và ghi nhận một phần ý kiến dù cho bạn thấy điều họ nói hoàn toàn vô lý. Đừng thao thao bất tuyệt mà không quan tâm xem khách hàng muốn nói gì bởi như thế là bạn đang tự kết thúc cuộc nói chuyện của mình đấy.

Xử lý tình huống trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Bạn có thể giao tiếp với khách hàng qua điện thoại vì vô vàn lý do và mỗi lý do đó lại có một tình huống riêng cần xử lý. Với các tình huống tích cực thì điều này có vẻ dễ dàng tuy nhiên với các tình huống tiêu cực như khiếu nại, hủy hợp đồng… thì bạn cần làm gì?

Trước hết hãy lắng nghe khách hàng và cố gắng hiểu vấn đề họ đang nói. Sau đó bạn hãy bình tĩnh, giữ thái độ hòa nhã, nhẹ nhàng để noi chuyện với khách hàng. Khi họ nóng giận bạn đừng cố giải thích ngay, điều đầu tiên là hãy xin lỗi khách hàng kể cả bạn không sai. Đợi khi khách hàng đã nói xong vấn đề của họ thì hãy nhẹ nhàng gải thích và đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Cuối cùng khi đã thuyết phục được khách hàng thì đừng quên nói lời cảm ơn và hẹn gặp lại họ.

Những điều cần tránh trong kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp với khách hàng qua điện thoại có một số điều bạn cần tránh như:

  • Không ăn uống, ngáp, nói chuyện với người khác khi đang nghe điện thoại
  • Không ngắt máy đột ngột mà không có sự giải thích
  • Không thiết lập cuộc gọi vào thời điểm không phù hợp
  • Không gọi nhầm tên khách hàng
  • Không dùng thái độ khó chịu, tức giận khi giao tiếp
  • Không đem cảm xúc tiêu cực của bản thân vào cuộc hội thoại
  • Không nói trống không với khách hàng

Để biết thêm mình có điểm mạnh, điểm yếu như nào, hãy làm sinh trắc vân tay để khám phá tiềm năng của bản thân. Để từ đó, chúng ta biết phát huy điểm mạnh của mình, nâng cao kỹ năng đó lên, và hạn chế những mặt còn tồn tại. Chúc các bạn sẽ có những kỹ năng mềm tốt, phục vụ cho cuộc sống cũng như công việc.